412-BEP-LG Gestion documentaire

– Session 3 –

Tu crois que le travail de bureau n’est pas pour toi, car tu penses manquer d’organisation? Tes documents importants trainent un peu partout? Tu dois chercher longtemps pour retrouver un travail sur ta clé USB? Le cours Gestion documentaire te permettra de t’organiser et de te créer un système de classement efficace!

Axe de formation : Gestion

45 heures (3 h par semaine) Cours précédentCours suivant

En effet, l’objectif final de ce cours est de savoir élaborer et adapter un système de gestion de l’information administrative. Tu y apprendras les méthodes de gestion documentaire en entreprise, tout en développant ton sens de l’organisation, y compris avec tes documents personnels.

Pour t’aider à comprendre, voici une définition de la gestion documentaire :

« La gestion documentaire est une des solutions utilisées par les entreprises et les organisations pour répondre à la problématique d’optimisation de la gestion de l’information. De manière générale, la gestion documentaire a pour objectif de faciliter l’archivage, l’accès, la consultation et la diffusion des documents, et des informations qu’ils contiennent1. »

Si nous y allons un peu plus en profondeur, le cours de gestion documentaire vise huit objectifs dont :

  1. Effectuer l’inventaire de l’information;
  2. Adapter un plan de classification;
  3. Établir un calendrier de conservation;
  4. Superviser l’entrée des données;
  5. Traiter des documents actifs, semi-actifs et inactifs;
  6. Assurer la gestion des documents électroniques;
  7. Vérifier l’application du système de gestion de l’information administrative;
  8. Codifier les documents et autoriser l’ouverture de nouveaux dossiers.

Tous ces points te permettront, en autres, de savoir comment :

  • Mettre en évidence des types de documents et de supports existant dans l’entreprise;
  • Adapter un plan de classification;
  • Déterminer la période de conservation de chaque type de document;
  • Vérifier régulièrement la mise à jour des données;
  • Mettre en évidence des documents inactifs à archiver et à détruire;
  • Évaluer la pertinence de convertir les documents imprimés en documents électroniques;
  • Et plus encore!

Les apprentissages que tu feras dans ce cours te seront donc utiles durant toute ta carrière, peu importe le type d’emploi de bureau que tu choisiras. Ils te permettront aussi d’améliorer ton organisation personnelle à la maison : factures, comptes, documents légaux et autres papiers personnels. Une compétence qui te sera utile durant toute ta vie!

[1] https://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/ressources_informationnelles/cadre_reference/standards_gestion_documentaire.pdf

Christine Saint Victor
Cohorte 2015-18

L’image à la Une ci-dessus a été produite par l’auteure avec le logiciel PowerPoint, dans le cadre du cours 412-BEY-LG : Présentations multimédias et soutien technique.

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